Переход на КЭДО: что нужно компании и как выбрать систему

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это когда трудовые договоры, приказы, заявления и ознакомления с локальными актами создаются, подписываются и хранятся в электронном виде без бумажной копии. Правила перехода на КЭДО — в статьях 22.1–22.3 Трудового кодекса, их ввёл Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Ниже — что компания должна сделать по закону, какие электронные подписи нужны для каких документов, что нельзя перевести в электронный вид и по каким признакам выбирать систему КЭДО.

Обязателен ли переход на КЭДО

Нет. Статья 22.2 ТК РФ прямо говорит: работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. Переходить можно целиком или частично: компания сама определяет, какие документы и какие категории работников переводятся в электронный вид.

Решение имеет смысл, когда кадровая служба тратит заметное время на печать, сбор подписей и поиск бумаг: у компании филиалы или удалённые сотрудники, много отпусков и командировок, частые приёмы на работу. Сотрудник подписывает документ с телефона, а кадровик видит в реестре, кто ещё не подписал.

Как перейти на КЭДО: порядок по ТК РФ

Порядок перехода на КЭДО задаёт статья 22.2 ТК РФ. По шагам он выглядит так.

1. Выбрать способ. Закон допускает два варианта: государственную платформу «Работа в России» или собственную информационную систему работодателя (подробнее — в следующем разделе).
2. Принять локальный нормативный акт (положение о КЭДО) с учётом мнения профсоюза, если он есть (статья 372 ТК РФ). В акте обязательно указываются: информационная система, при необходимости — порядок доступа к ней, перечень электронных документов, категории работников, на которых распространяется КЭДО, срок уведомления работников и дата введения КЭДО — не раньше окончания этого срока.
3. Утвердить порядок электронного документооборота — тоже с учётом мнения профсоюза, если он есть. Порядок может определять сроки подписания документов с учётом рабочего времени, инструктаж работников по работе в системе, исключительные случаи, когда документ всё же оформляют на бумаге, и взаимодействие с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам.
4. Уведомить каждого работника о переходе и о его праве дать согласие на электронное взаимодействие — в срок, установленный локальным актом.
5. Собрать письменные согласия. Без согласия работник остаётся на бумаге.
6. Обеспечить подписи. Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель. Работник может использовать и свою усиленную квалифицированную подпись, полученную раньше.

Согласие сотрудника: кто может отказаться

Переход на КЭДО идёт с письменного согласия работника. Отсутствие согласия считается отказом, но работник может согласиться позже, в любой момент.

Согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа. Новичков со стажем работодатель обязан проинформировать о КЭДО при приёме, а они вправе дать согласие.

Отказ от КЭДО или отсутствие у человека электронной подписи не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения.

«Работа в России» или своя система КЭДО

Закон допускает обмен документами через платформу «Работа в России» (вход через Госуслуги) или через информационную систему работодателя. Систему работодателя закон определяет по функциям: она должна обеспечивать подписание документа по требованиям ТК, его хранение и фиксацию факта получения документа сторонами. Расходы на создание и работу такой системы несёт работодатель.

Своя система нужна, когда документов много и у них есть маршрут: заявление сотрудника → согласование руководителем → приказ → подписание обеими сторонами → архив.

Какие электронные подписи нужны для КЭДО

Виды подписи для разных документов задаёт статья 22.3 ТК РФ. При работе через систему работодателя картина такая.

Закон называет два вида УНЭП: подпись, порядок проверки которой определён соглашением сторон трудового договора, и подпись, выданная через инфраструктуру электронного правительства — такой сертификат бесплатно выдаёт приложение «Госключ». Простая подпись в системе работодателя допустима, только если соглашение сторон определяет правила, по которым система узнаёт подписанта, и требования к конфиденциальности ключа.

Работодателю УКЭП обязательна для документов из первых двух строк таблицы, для остальных допустима и УНЭП — поэтому руководителю или уполномоченному сотруднику для КЭДО всё равно нужна УКЭП. Ключ квалифицированной подписи обычно хранят на защищённом носителе — о выборе носителя мы писали в статье «Какой токен нужен для электронной подписи».

Какие документы нельзя вести в КЭДО

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО четыре группы документов:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, которые формируются в электронном виде по своим правилам;
• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ (распоряжение) об увольнении работника;
• документы о прохождении инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Хранить электронные кадровые документы работодатель обязан в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, — в том числе когда документооборот идёт через «Работу в России». Значит, у системы КЭДО должен быть архив, из которого документ можно найти и выгрузить спустя годы.

Как выбрать систему КЭДО

Требования ТК РФ и практика кадровой службы дают короткий список того, что проверить до покупки:

• все виды подписи — УКЭП для работодателя, УНЭП и простая подпись для работника; распределение подписей по типам документов;
• выпуск подписи сотрудникам — расходы на неё по закону несёт работодатель, поэтому важно, входит ли выпуск в лицензию;
• личный кабинет и смартфон — сотрудники цехов, филиалов и выездные подписывают документы без рабочего компьютера;
• реестр подписаний и напоминания — видно, кто не подписал, и не нужно звонить каждому;
• электронный архив с поиском по сотруднику, типу документа и дате;
• интеграция с кадровым учётом — справочник сотрудников и подразделений не вводится вручную;
• размещение — облако разработчика или свой сервер, если персональные данные должны оставаться в контуре компании;
• реестр российского ПО — для госкомпаний и закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ; передача прав на ПО из реестра освобождена от НДС (НДС на программное обеспечение).

КЭДО в Jet form: что входит и сколько стоит

Jet form — российская No-code платформа электронного документооборота от ООО «Док.Ру», запись № 31384 в реестре российского ПО от 26.12.2025. КЭДО в ней — отдельное решение для кадровой службы. По данным разработчика, в нём есть:

• приём на работу без бумаги: согласие на электронный документооборот, ознакомление с локальными актами, трудовой договор и приказ о приёме;
• отпуска, командировки, переводы, справки и заявления по шаблонам компании;
• ПЭП, УНЭП и УКЭП — вид подписи зависит от типа документа;
• выпуск сертификата подписи сотруднику прямо из его карточки: сотрудник подтверждает выпуск кодом из SMS, токен не нужен;
• личный кабинет сотрудника, подписание со смартфона, массовые рассылки на ознакомление, контроль сроков и эскалация;
• электронный архив с поиском и выгрузкой для проверок;
• совместители, подрядчики по ГПХ и самозанятые подписывают документы в той же системе;
• открытый REST API и интеграция с 1С:ЗУП для загрузки сотрудников и подразделений.

Платформа работает в облаке разработчика или разворачивается на серверах заказчика. Маршруты и формы документов настраивает сотрудник компании без программиста.

Стоимость КЭДО на Jet form:

Локальная установка на ваших серверах рассчитывается по запросу. Точный состав заказа под КЭДО — платформа, лицензии сотрудников, интеграции — фиксируем в коммерческом предложении. Освободившуюся лицензию сотрудника можно передать новому работнику.

Как оформить покупку на юрлицо

Пришлите нам число сотрудников, которых переводите на КЭДО, вариант размещения (облако или свой сервер) и нужна ли интеграция с 1С:ЗУП. Мы подготовим коммерческое предложение и счёт, после оплаты передадим лицензию и закрывающие документы. Демостенд на ваших кадровых процессах разработчик показывает бесплатно — его можно запросить вместе с КП.

Купить Jet form с модулем КЭДО — на карточке можно собрать заказ и запросить КП.

Рекомендуем в статье Jet form, облачная подписка, базовая лицензия на 10 пользователей, 1 год

JF-CLOUD-BASE-10-1Y

40 000 ₽ НДС не облагается (ст. 149 НК РФ) — позиция в реестре российского ПО

Расчёт PDF В корзину В корзине Подробнее →

Частые вопросы